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ISO/FDIS 14001:2015关于文件化信息要求的探讨

ISO/FDIS 14001:2015关于文件化信息要求的探讨

文/叶御珍

ISO/FDIS 14001:2015与ISO 14001:2004版的主要关键变化之一是关于环境管理体系【文件和记录】方面的变化,新版标准在形成文件和记录方面给了标准采用者更大的自由度,同时对标准的理解和运用方面对采用者也提出了更高的要求。


一、术语定义变化

ISO 14001:2004“文件和记录”术语定义:
3.4文件:信息及其承载媒体。
备注1:媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或标准样品或它们的组合。
备注2:摘编自GB/T19000-2000的3.7.2。
3.20记录:闸明所取得的结果或提供所从事的活动的证据的文件。
备注1:摘编自GB/T19000-2000的3.7.6。
ISO/FDIS 14001:2015“文件化信息”术语定义:
3.3.2文件化的信息:组织 (3.1.4)所要求控制和维护的信息及其承载的媒介。
备注 1:文件化信息可以是任何形式、媒介和任何来源。
备注 2:文件化信息可涉及:
--管理体系 (3.1.2),包括相关过程(3.3.5);--为组织运行控制所建立的信息(可指文件化);--达成结果的证据(可指记录)。


二、具体描述措词、要求变化

ISO/FDIS 14001:2015版与ISO14001:2004版

从上述对照表可以看出,ISO/FDIS 14001:2015中:
1、不再出现“记录”这个术语,【文件化信息】代替了【文件和记录】。
2、不再明确何处应形成文件、何时该形成记录,所以在按新版标准建立和实施环境管理体系时组织应正确理解标准条款中形成文件化信息的要求,何时是指形成文件,何时是指形成证据,或是同时既应形成文件又要保留证据。
3、文件化的信息中达成结果的证据不仅仅是规范格式的书面表单记录,其它达成结果的证据也是符合标准要求的,如:实物样品、影音录像、图片、外部信息、录声、邮件等,新版标准对于较为形式化的记录要求明确弱化了。
4、减少了强制性的文件和记录的要求,组织可以按新版标准的7.5.1b)中的要求建立本组织环境体系运行所需的文件化信息,把更多选择权给了标准的采用者。


三、以“过程”取代“程序”

ISO/FDIS 14001:2015标准基本上用“过程”取代了原来出现“程序”的要求,仅在8.1的备注中出程序的字眼,或是部分原来要求形成程序的条文新版中根本不提程序或过程,只表述组织应做什么,只要把要做的该做的做好就行,对于过程控制的强制文件化要求相对弱化,体系更加注重运行的绩效结果。
另外,术语部分原DIS版标准中的3.30程序的已被删去,FDIS版只保留了3.3.5过程,故新建立环境管理体系的组织还是可以参考旧版标准建立管理体系文件的通行做法,但这并不是即将在2015年9月发布的IS版所倡导的思想理念。组织按新版建立体系时,可以没有手册和任何的程序文件,例如:用一张图表或文件清单列出整个管理体系的文件,不一定要有一致的文件层次名称格式,只要文件的具体内容能满足标准所有条款的要求,这样的文件化环境管理体系是完全能符合新版标准要求的。


四、总结

ISO/FDIS 14001:2015在环境管理体系【文件和记录】方面,相对弱化旧版中强制性的较为形式化的文件和记录的要求,标准更加的灵活务实和注重绩效结果,但对运用标准的组织提出了更高的要求,只有对标准理解到位了,组织才能在建立环境管理体系时很好地满足文件化信息相关条款的要求。
同时对评价体系的审核员也提出了更高的要求,审核员要务实灵活而不能僵化地评价判定环境管理体系特别是文件化信息方面满足要求的状况。